Die planungsverantwortliche Stelle ist berechtigt, die für die Erstellung des Wärmeplans nötigen Daten bei den jeweiligen beteiligten Akteuren abzufragen. Das Wärmeplanungsgesetz regelt dabei genau, welche Daten in welcher Form abgefragt und weitergegeben werden dürfen. Das Wärmeplanungsgesetz legt durch Aggregation von Daten den Grundstein dafür, dass keine personenbezogenen Daten weiteregegeben werden. Auch bei der finalen Veröffentlichung des Wärmeplan sind die Ergebnisse in Baublöcken darzustellen, sodass keine Rückschlüsse auf das Verbrauchsverhalten von einzelnen Personen möglich sind.

Reale Verbrauchwerte von Strom-, Gas- und Wärmenetzbetreiber werden abgefragt, damit die Wärmeplanung auf einem möglichst genauen Bild der Ist-Situation aufbaut. Neben Verbrauchsdaten werden auch Daten von Netzbetreibern zur bestehenden Infrastruktur und Schornsteinfegerdaten zu bestehenden dezentralen Heizungsanlagen abgefragt. Auch hier wird durch die Aggregation von Daten der Personenbezug vermieden.

Diese „Realdaten“ im Zusammenspiel mit öffentlichen Daten aus bspw. Zensus, Energieatlas NRW, Flächennutzungsplan, Schutzgebiete u.v.m. machen es möglich, ein sehr genaues Abbild der untersuchten Gemeinde als Berechnungsgrundlage zu modellieren.